Abschied von der Zettelwirtschaft

Dezentral, individuell, zeitsparend: Das sind die wichtigsten Eigenschaften, die die neue digitale Arbeitszeiterfassung der Stremmer Sand + Kies GmbH unbedingt erfüllen sollte. Ein auf die eigenen Abläufe abgestimmtes System fand das Bottroper Unternehmen in der Zeitwirtschaftslösung der virtic GmbH & Co. KG. Mit ihr werden alle Arbeitsabläufe einfach und problemlos abgebildet.

Unternehmen mit Tradition

Die Stremmer Sand + Kies GmbH hat 80 Jahre Erfahrung und Kompetenz in der Gewinnung von Sand und Kies. Insbesondere bekannt durch speziellen Sand für Reitanlagen, beliefert das Unternehmen heute Kunden in ganz Europa und sorgt dabei für ein professionelles Bodenmanagement. Dafür sind 17 LKW-Fahrer unterwegs und acht Maschinisten im Abbaugebiet in der Kirchheller Heide tätig. Die verschiedenen Arbeitsorte und Tätigkeiten machten die Anforderungen an eine Zeiterfassung komplex, da sie jederzeit und überall nutzbar sein musste.

Disposition erleichtert

Und täglich grüßt der Stundenzettel. So sah es früher bei der Stremmer Sand + Kies aus. Die Arbeitszeiterfassung wurde schriftlich per Zettel realisiert. Hier musste jeder Mitarbeiter seine Tätigkeiten angeben und das Dokument am Ende das Tages in der Firmenzentrale abgeben. Dort wurden die Daten anschließend händisch in das System der Lohnbuchhaltung übertragen. Bei längeren Fahrten der LKW-Fahrer konnte es sogar mehrere Tage dauern, bis die Zettel im Unternehmen eingingen. Dieser Prozess war fehleranfällig und brauchte viel Zeit. Daher entschied man sich schließlich für eine digitale Zeiterfassung. „Wir brauchten ein System, das für unser kleines, aber komplexes Unternehmen funktioniert“, sagt Lars Fiele, Geschäftsführer der Stremmer Sand + Kies GmbH. Durch unterschiedliche Abbaufelder und die LKW-Fahrer, die ständig unterwegs sind, sei eine dezentrale und mobile Lösung entscheidend gewesen. „Zudem haben wir nach einem System gesucht, das gleichzeitig auch die Tätigkeiten erfassen und unsere Arbeitsabläufe darstellen kann. virtic war der einzige Anbieter, der diesen Anforderungen gerecht wurde.“

Praktisches Analysetool

Die Darstellung der Tätigkeiten nutzt die Stremmer Sand + Kies vor allem zu Analysezwecken. So können die Mitarbeiter im Büro, die die Daten aus der Zeiterfassung auswerten, erkennen, wie viel Zeit bestimmte Tätigkeiten in Anspruch nehmen. Diese Angaben unterstützen bei einer genaueren und effizienteren Disposition, da die aus der Zeiterfassung generierten Daten pauschal auf die aktuellen Aufträge angewandt werden. Das ERP-System von Stremmer Sand + Kies ist eng mit der neuen Zeiterfassungslösung verknüpft. „Wenn wir unsere Aufträge im ERP-System disponiert haben, werden sie in die Arbeitszeiterfassung übernommen“, so Lars Fiele. Da die Zeiterfassung und die buchbaren Leistungen individuell konfigurierbar gewesen seien, könnten die Mitarbeiter heute genau die Tätigkeiten angeben, die speziell bei dem Bottroper Unternehmen anfielen. „virtic ist keine Standardlösung, sondern auf unsere Abläufe abgestimmt. Das hat uns von Beginn an überzeugt.“ Ein weiterer Pluspunkt: Durch die Schnittstelle zur ERP-Disposition können nur die Aufträge gebucht werden, für die Mitarbeiter auch disponiert sind und das nach den zuvor festgelegten Erfassungslogiken. So entstehen keine doppelten Buchungen und fehlerhafte Angaben gehören der Vergangenheit an. Eng mit der Disposition verbunden ist das Arbeitsmittelmanagement, das über das System realisiert wurde. Neben den Lastwagen, die für den europaweiten Transport benötigt werden, müssen auf dem jeweils aktuellen Abbaufeld zahlreiche Baumaschinen verfügbar sein. Dazu gehören Radlader, Bagger, Raupen, Kehrmaschinen sowie Siebmaschinen. Dank der neuen Zeiterfassung ist ab sofort stets und in Echtzeit ein Über-blick darüber gegeben, wo sich welche Maschine aktuell befindet und wo sie demnächst benötigt wird.

Implementierung ohne Aufwand

Trotz der hohen Individualität der Lösung war die Implementierung des Systems ohne Zeitaufwand realisierbar. Vom Erstkontakt mit dem Hersteller bis zum Start des Systems dauerte es nur vier Monate. Gemeinsam wurde entschieden, wie kleinteilig die Ereignisketten gestaltet sein sollten. Anhand von Vorlagen wurden anschließend die benötigten Tätigkeiten beschrieben. „Ab meinem ersten Anruf ging alles seinen Gang“, sagt Fiele. „Mein Kontakt bei virtic hat sofort alles in die Wege geleitet. Und auch die Einweisung unserer Mitarbeiter war kein Problem. Eine einmalige Erklärung reichte aus, da das System intuitiv bedienbar ist.“ Gerade für die Mitarbeiter zahlt sich die neue digitale Zeiterfassung aus. Da mobile Endgeräte schon vor der Entscheidung für virtic zur Grundausstattung gehörten, kamen keine zusätzlichen Arbeitsmittel hinzu. „Viele Mitarbeiter haben sich schon von Beginn an über die Vereinfachung durch die neue Lösung gefreut“, berichtet Lars Fiele. Von anfänglicher Skepsis bei anderen Mitarbeitern sei heute nichts mehr zu spüren. „Statt mühsam Zettel auszufüllen, geben unsere Mitarbeiter nun ihre Tätigkeiten live in ihr Smartphone oder Tablet ein, ohne auf die Uhr zu achten.“ Für die Arbeiten in den Abbaugebieten in der Kirchheller Heide war die Möglichkeit der Nacherfassung wichtig. Denn dort ist teilweise kein Mobilfunknetz verfügbar, und mit virtic können die Maschinisten dort ihre Arbeitszeiten nachträglich buchen.

Lohnbuchhaltung profitiert

Begeistert sind jedoch nicht nur Maschinisten und LKW-Fahrer. Auch die Lohnbuchhaltung profitiert von der Lösung. „Heute sind die Daten direkt und in Echtzeit verfügbar“, erklärt Fiele. Selbst wenn Fahrer mehrere Tage unterwegs seien, stünden deren Daten immer zur Verfügung, sodass bei der Bearbeitung keine längeren Wartezeiten mehr entstehen. „Zudem wurden unsere Prozesse deutlich vereinfacht und, durch den Wegfall der Stundenzettel, der Papieraufwand drastisch reduziert.“ Das manuelle Übertragen der Stundenzettel fällt weg, was nicht nur eine Zeitersparnis, sondern auch das Eliminieren einer Fehlerquelle bedeutet. Nicht zuletzt werden auch die Urlaubsanträge direkt über virtic gestellt und sind somit digital gespeichert und leichter zu bearbeiten. US/RED