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Fünf Tipps für den Einstieg in De-Mail

Tausende Unternehmen haben sich bereits für den Einsatz von De-Mail entschieden. Der neue Kommunikationsstandard kann u.a. genutzt werden, um Rechnungen und Mahnungen rechtssicher zuzustellen, Ausschreibungsangebote per Mausklick abzugeben, mit Banken, Versicherungen und Behörden sicher zu kommunizieren und Vereinbarungen mit Auftraggebern rechtssicher zu dokumentieren. Die 1&1 Internet AG, Montabaur, hat fünf Tipps zusammengestellt, die den De-Mail-Einstieg erleichtern.

1. Rechtzeitig Domain sichern: Firmen und Institutionen können De-Mail unter ihrer eigenen, speziellen De-Mail-Domain betreiben. Der Gesetzgeber hat den Inhabern von .de-Domains ein exklusives Vorgriffsrecht eingeräumt, um ihnen die Möglichkeit zu geben, im Web über eine rechtsverbindliche De-Mail-Adresse zu kommunizieren, die optimal zu ihrer aktuellen Internet-Adresse passt. Gerade bei gängigen Namen dürfte die Nachfrage besonders stark sein. Hinzu kommt, dass die rechtlichen Auflagen für die zulässigen Varianten den Namensraum sehr viel enger als für Internet-Adressen machen. Es lohnt sich also, schnell zuzugreifen.

2. Schrittweise einsteigen: Der Einstieg in De-Mail erfordert weder zeitaufwändige Projektarbeit noch teure Vorinvestitionen oder gar eine neue Infrastruktur. Der Standard lässt sich komfortabel in die bestehende Mail-Umgebung integrieren, etwa über eine webbasierte Schnittstelle oder ein Outlook Plug-In. Für einzelne Mitarbeiter oder ganze Fachabteilungen können problemlos eigene De-Mail-Postfächer eingerichtet werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen empfiehlt sich ein schrittweiser Einstieg. Je nach Bedarf kann De-Mail dann immer tiefer in die internen Systeme und Prozesse eingegliedert werden.

3. Identifizierung am Arbeitsplatz: Alle Antragsteller erhalten erst nach erfolgreicher Identifizierung und Verifizierung ein De-Mail-Konto. Bei Firmen und Institutionen wird nur „die Firma“ als Teilnehmer am De-Mail-System identifiziert, also die juristische Person. Dazu muss zum einen die Firma selbst geprüft werden (z.B. anhand des Handelsregisterauszugs). Zudem muss eine vertretungsberechtigte natürliche Person identifiziert werden. Die Identifikation der natürlichen Person kann bequem am Arbeitsplatz erfolgen. Wichtig: Ein gültiges Ausweisdokument.

4. Finden statt suchen: Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist die effiziente Verwaltung und Ablage von Daten. Bei De-Mail brauchen Sie keine ausgeklügelten Archivierungssysteme wie in der Papierwelt, sondern nur eine gute Suchfunktion. Wer den Standard eine Zeit lang genutzt hat, wird mit der Eingabe eines Stichworts in seinem De-Mail Posteingang schnell und an jedem Ort wichtige Dokumente wiederfinden – egal ob Kontoauszug, Gehaltabrechnung oder Behördenschreiben.

5. Kunden informieren: Gewerbetreibende, die per De-Mail kommunizieren, sollten ihre De-Mail-Adresse bekannt machen. Besonders leicht geht das durch einen Eintrag im providerübergreifenden Verzeichnisdienst von De-Mail. Wählen Sie die Daten aus, die Sie veröffentlichen wollen (Name des Unternehmens, Adresse, Telefonnummer, De-Mail-Adresse etc.). Natürlich sollten Sie Ihre De-Mail-Adressen auch auf Visitenkarten und Briefbögen drucken. Vergessen Sie außerdem Ihre Firmen-Homepage nicht. Ebenso ist es ratsam, Ihr Profil in sozialen Netzwerken wie Xing oder Linkedin und Vermerke in gedruckten Verzeichnissen (Gelbe Seiten o.ä.) zu aktualisieren.
www.1und1.de

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