Geschäftspost richtig formulieren

Ein Geschäftsbrief ist heute nicht mehr nur ein langweiliges Stück Papier. „Auch geschäftliche Post darf unterhaltsam sein“, sagt Kommunikationsberater Andreas Franken von der Akademie für Management-Kommunikation und Redenschreiben (AMAKOR). Steife Formulierungen und trockene Floskeln seien völlig aus der Mode gekommen. Persönlich formulierte und ansprechende Geschäftspost bleibe beim Empfänger in Erinnerung. Diese zehn Tipps hat der Kommunikationsberater:

1. Inhalt: Das gehört in ein Schreiben

ein aussagekräftiger Betreff

eine persönliche Anrede

ein gut formulierter Text

eine angemessene Grußformel

eine Unterschrift: Sie hebt den Brief von der E-Mail ab – denn da können Sie nicht eigenhändig unterschreiben.

2. Recherche

Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Schreiben. Suchen Sie beispielsweise in Datenbanken wie www.zitate.de nach einem passenden Zitat für den Einstieg Ihres Schreibens. Damit zeigen Sie auch, dass Sie sich mit dem Thema beschäftigt haben.

3. Konzipieren

Bereiten Sie eine schlüssige Argumentation für Ihren Brief vor und überlegen Sie sich einen Schlusssatz, der Ihrem Kunden im Gedächtnis bleibt. Betonen Sie darin etwa den besonderen Nutzen des hier angesprochenen Auftrags.

4. Formulieren

Nach der Konzeption müssen Sie ihn „nur“ noch zu Papier bringen. Schreiben Sie einfach Satz für Satz in einer Sprache, die näher am Sprechdeutsch als am Schriftdeutsch liegt.

5. Schluss mit veralteten Floskeln!

Mit Ihren Geschäftsbriefen prägen Sie das Image des Betriebes entscheidend mit. Sie präsentieren Ihren Kunden Ihre Produkte und Dienstleistungen sowie Ihre Geschäftsphilosophie. Der Empfänger fragt sich nach dem Lesen unweigerlich: Mit was für einem Betrieb habe ich es zu tun? Welches Gefühl vermittelt er mir? Die Vorstellung, alte Kunden seien alte Leute, ist überholt. Die heutigen „Alten“ kennen sich im Internet aus, sind flexibel und mobil – und wollen auch so angesprochen werden.

Streichen Sie althergebrachte Formulierungen wie diese für immer aus Ihrem Repertoire:

„bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom“

„in vorbezeichneter Sache“

„sehen wir uns leider gezwungen“

„entgegenkommenderweise gewähren wir Ihnen“

„erlauben wir uns, Ihnen diesbezüglich mitzuteilen“

„freuen wir uns, Ihnen gedient zu haben“

 „reichen wir Ihnen Ihre Unterlagen zu unserer Entlastung zurück“

„ersuchen wir um Mitteilung, welche Unterlagen Sie benötigen“

 Veraltet ist auch, unter den Brief das Wort „Anlagen“ zu schreiben. Besser, Sie nehmen schon in Ihrem Text selbst Bezug auf das, was Sie dem Schreiben beifügen. Dann haben Sie gleich eine Gelegenheit, genauer darauf einzugehen.

6. Modern sein ist gut und wichtig

Stellen Sie sich als modernes Unternehmen dar und sprechen Sie die Sprache Ihrer Kunden und Geschäftspartner. Hier einige Beispiele für moderne Formulierungen:

Statt „Entgegenkommenderweise gewähren wir Ihnen einen Zahlungsaufschub von vier Wochen.“ schreiben Sie besser „Ein Zahlungsaufschub ist nicht immer möglich, doch wir verstehen, dass Sie sich in einer außergewöhnlichen Situation befinden. Sie können sich daher mit Ihrer Zahlung vier Wochen Zeit lassen.“

Statt „Zahlbar innerhalb von zehn Tagen nach Rechnungsdatum.“ schreiben Sie besser „Bitte zahlen Sie innerhalb von zehn Tagen. Danke schön!“

Statt „Im Falle einer Auftragsänderung (letztmalig möglich 3 Wochen vor Leistungsbeginn) wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 50 Euro fällig.“ schreiben Sie besser „Bis zum 1. Juni können Sie den Auftrag noch ändern. An den Mehrkosten beteiligen Sie sich lediglich mit 50 Euro.“

7. Fehler als Chance nutzen!

Ob Reklamationen oder Entschuldigungsschreiben: Bleiben Sie auch bei „heiklen“ Themen offen, höflich, sachlich und kooperativ. So heben Sie sich angenehm vom Wettbewerb ab. und zeigen, dass Sie auch bei schlechtem Wetter ein verlässlicher Partner sind.

Ist Ihnen ein Fehler passiert, entschuldigen Sie sich - damit demonstrieren Sie Ehrlichkeit. Zeigen Sie im zweiten Schritt Alternativen auf und versuchen Sie, gemeinsam mit dem Kunden, eine Lösung zu finden. Erklären Sie in Grenzfällen aber auch, warum Sie Ihrem Kunden leider nicht entgegenkommen können. Etwa so: „Ich verstehe Ihre Verärgerung. Andererseits verstehen Sie aber sicherlich auch, dass wir aus folgenden Gründen XY nicht tun können: … Wir schlagen stattdessen vor, …“

8. Die richtige Ansprache

Verwenden Sie in Briefen häufig „Sie“ wenig ich. Ihren Kunden interessiert nicht, was Sie haben, können oder wollen, sondern das, was ihm Ihre Dienstleistung bringt. Sprechen Sie Ihren Kunden daher direkt an und kommunizieren Sie seinen Mehrwert deutlich.

9. Der Ton macht die Musik

Bleiben Sie in Ihrer Geschäftspost professionell. Es gibt ganz klar eine Grenze nach unten, in die Sie nicht abdriften sollten: Verwenden Sie keine Smileys, formulieren Sie nicht zu steif, aber auch nicht zu flapsig. Obwohl in Geschäftsbriefen der Trend ganz klar zum Sprechdeutsch geht, passen Sie auf, dass Ihr Stil nicht zu locker wird.

10. Nehmen Sie sich Zeit für die Korrektur!

Für die Schlusskorrektur sollten Sie sich Zeit nehmen. Lassen Sie Ihr Schreiben einige Stunden lang oder über Nacht, liegen. Lesen Sie es erneut durch und nehmen Sie dann Korrekturen vor.

Name, Anrede, Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Formatierungen sollten stimmen, Briefpapier und Umschlag weder zerknittert noch verschmutzt sein. Denn Ihre Kunden schließen unbewusst auch von diesen Dingen auf die Qualität Ihres Unternehmens.