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Steuerfrei feiern

Betriebsfeiern sind ein wichtiges Instrument, um das Betriebsklima zu fördern. Oft fallen hierfür hohe Summen an, gerade wenn Veranstaltungen in stilvollem Ambiente stattfinden oder auch die Lebenspartner der Mitarbeiter teilnehmen. Jüngst hat der Bundesfinanzhof mit zwei Urteilen (BFH; Az. VI R 94/10, Az. VI R 7/11) die steuerlichen Rahmenbedingungen für Betriebsveranstaltungen verbessert.

Die steuerliche Freigrenze beträgt weiterhin 110 Euro pro Arbeitnehmer und zwar für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Zentrale Neuerung: Es sollen nur noch unmittelbar konsumierbare Leistungen für die Freigrenze berücksichtigt werden. Dazu zählen Speisen, Getränke oder künstlerische Darbietungen. Aufwendungen des Arbeitgebers, die Teilnehmer nicht direkt bereichern, bleiben außen vor. So fließen etwa Kosten für die Raummiete, Dekoration oder das Event-Management nicht in die Berechnung der Freigrenze ein. Auch Reisekosten oder Übernachtungen werden nicht mit einberechnet. Da es sich um eine beruflich veranlasste Veranstaltung handelt, ist eine steuerfreie Erstattung im Rahmen der Reisekostenabrechnung denkbar.

Wie wird ermittelt, ob die Ausgaben innerhalb der Freigrenze liegen? Die Summe der unmittelbar konsumierbaren Leistungen wird gleichmäßig auf die Gäste aufgeteilt. Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die tatsächliche Teilnehmerzahl stark von den Anmeldungen abweicht. Dann können vergebliche Aufwendungen wie Speise- und Getränkepauschalen für Nichtanwesende aus der Summe herausgerechnet werden.

Auch das Einladen von Begleitpersonen wird finanziell erleichtert, falls die Finanzämter der BFH-Entscheidung folgen. „Kosten für Partner oder Familienangehörige werden dann nicht mehr der Freigrenze des Arbeitnehmers zugerechnet“, sagt Stefan Rattay, Steuerberater der WWS in Aachen. „Für sie gilt laut BFH eine gesonderte Freigrenze von 110 Euro.“ Die obersten Finanzrichter sind der Ansicht, dass bei der Einladung von Familienangehörigen nicht die Entlohnung des Arbeitnehmers, sondern die Förderung des Betriebsklimas im Vordergrund steht. Keine Regel ohne Ausnahme: Besuchen Unternehmen allgemein zugängliche Veranstaltungen wie ein Musical oder Theater, werden die Kosten für Begleitpersonen weiterhin in die Freigrenze des jeweiligen Mitarbeiters einberechnet.

Ungeachtet der neuen Rechtsprechung bleiben die steuerlichen Anforderungen an eine Betriebsveranstaltung bestehen. Für die Freigrenze sind nicht die Netto-Ausgaben, sondern grundsätzlich die Brutto-Beträge maßgeblich. Liegen die Kosten pro Teilnehmer nur geringfügig über 110 Euro, wird der vollständige Betrag steuer- und beitragspflichtig. Konsequenz: Der Arbeitgeber muss dann alle Kosten mit 25 % pauschal der Lohnsteuer unterwerfen oder die Ausgaben als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen.

Besonders kritisch beäugen die Finanzbeamten gemischte Rechnungen, die etwa Bewirtungs- und gleichzeitig Mietkosten ausweisen. Die berücksichtigungsfähigen Kosten für die Freigrenze sind von den weiteren Aufwendungen zu trennen. Noch hat die Finanzverwaltung nicht klargestellt, wie eine Aufteilung gemischter Verträge bei Betriebsfesten zu erfolgen hat. „Um Abgrenzungsprobleme zu vermeiden, sollten Unternehmen möglichst auf gemischte Rechnungen verzichten“, rät WWS-Steuerberater Rattay. „Bei Full-Service-Dienstleistern müssen Firmen auf eine detaillierte Aufschlüsselung der Leistungen drängen.“

Vorsicht ist grundsätzlich bei der Gästeauswahl für eine Betriebsfeier geboten. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen. Begrenzte Teilnehmerkreise erkennen die Finanzbehörden nur in Ausnahmefällen an. „Möglich sind Feierlichkeiten für bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen“, betont WWS-Experte Rattay. „Allerdings dürfen einzelne Mitarbeiter keinesfalls bevorteilt oder benachteiligt werden.“ Die Bewirtung von freien Mitarbeitern oder Geschäftspartnern ist im Gegensatz zu Angestellten und ihrer persönlichen Begleitung nur eingeschränkt abzugsfähig. Wer eine Teilnehmerliste erstellt, die den Status der Gäste aufschlüsselt und ihre Anwesenheit vermerkt, riskiert nach der Feier keine bösen Überraschungen mit den Finanzbehörden.

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