Zettellos in die Zukunft

Das papierlose Büro – schon lange propagiert, doch bei weitem nicht erreicht. Die Möglichkeiten dafür sind vorhanden. Das Unternehmen Clockin, Münster, bietet beispielsweise eine digitale Lösung, die die Arbeitszeiterfassung und Auftrags-Dokumentation vereinfacht. Wir sprachen darüber mit Geschäftsführer Frederik Neuhaus.

Herr Neuhaus, das zettellose Büro ist schon lange ein Wunsch von Behörden und Unternehmen. Allerdings scheint die Umsetzung noch verhalten zu sein. Warum?

Neuhaus: Da haben Sie Recht. Den Wunsch alles im Betrieb zu digitalisieren gibt es schon lange. Bisher ist es in den meisten Fälle jedoch daran gescheitert, dass die Umsetzung viel zu kompliziert und aufwändig war. Sowohl organisatorisch als auch finanziell. Erst seit Kurzem gibt es vor allem durch Smartphones und Tablet-PCs die Möglichkeit, überall und einfach auf das Internet zuzugreifen. Die meisten Mitarbeiter und Unternehmer nutzen diese Angebote mittlerweile wie selbstverständlich im privaten Bereich. Die Vorteile und Potenziale, die die neuen Geräte einem Unternehmen bieten, werden jedoch noch gar nicht richtig genutzt – auch weil erst langsam entsprechende Angebote am Markt verfügbar sind.

Ist das Thema Datensicherheit auch ein Punkt, der die Nutzer verunsichert?

Neuhaus: Auf jeden Fall. Datensicherheit und Datenschutz sind gerade in Deutschland, aber auch bei unseren Kunden in Österreich und der Schweiz zu Recht ein sehr großes Thema. Wir haben bei Clockin z.B. ganz bewusst von Anfang an darauf gesetzt, dass sämtliche Daten in sicheren Rechenzentren in Deutschland liegen und alle Übertragungswege bestmöglich geschützt sind. Insbesondere bei einem so sensiblen Thema wie der Erfassung von Arbeitszeiten und Kundendaten schreibt uns auch die Datenschutzgrundverordnung besondere Sicherheitsmaßnahmen vor.

Welche Software-Möglichkeiten werden heute bereits auf dem Markt angeboten?

Neuhaus: Viele Software-Lösungen, die aktuell auf dem Markt angeboten werden, sind vor allem in den Bereichen digitale Prozessoptimierung und Automatisierung oder auf dem Gebiet der Künstlichen Intelligenz unterwegs. Konkret heißt das: Eine App oder ein Programm auf dem PC übernimmt automatisch für mich viele Arbeitsschritte, die ich andernfalls stundenlang eigenständig eingeben müsste. Beispiele sind hier die digitale Buchhaltung, das Online-Bestellsystem, das automatisch Rechnungen verschickt, oder eben die mobile Zeiterfassung und Auftragsdokumentation per App.

Clockin hat sich auf die Arbeitszeiterfassung von Außendienst-Mitarbeitern und Handwerkern spezialisiert, die beim Kunden vor Ort sind. Was steckt hinter dieser Idee und wie profitieren Nutzer davon?

Neuhaus: Die Idee zu Clockin stammt aus der Praxis. Mein Kollege Thomas Bittmann führt mit seinem 30-köpfigen Team bundesweit klassische Kanalsanierung durch. Jahrelang war er auf der Suche nach einer Lösung, die zeitaufwändige und fehleranfällige Zeiterfassung per Stift und Papier zu vereinfachen – am besten per Smartphone-App, denn das hat ja jeder immer dabei. Aus dieser simplen Idee ist vor fünf Jahren Clockin entstanden. Die Besonderheit dabei ist, dass die gesamte Verwaltung am PC im Büro stattfindet und den Mitarbeitern vor Ort die jeweiligen Aufträge mit allen Informationen zugeordnet werden. Auf der Baustelle brauchen die Mitarbeiter sich dann nur noch mit einem Klick in das richtige Projekt oder den richtigen Auftrag einzubuchen, und die APP übernimmt alles Weitere. Pausenzeiten, Fahrzeiten alle weiteren Tätigkeiten werden sofort ins Büro übermittelt. Dabei ist die App voll offline-fähig und läuft auf allen gängigen Smartphones.

Mit der App lassen sich zudem ganz einfach Arbeitsergebnisse per Foto und Spracheingabe dokumentieren oder Kundenunterschriften digital einholen und direkt per Mail an die Kunden versenden. Mit den neuen Checklisten können sogar Formulare digital abgebildet werden und den Mitarbeitern vor Ort entsprechende Arbeitsschritte und Aufgaben zum Abhaken zur Verfügung gestellt werden. Kurzum: Clockin ersetzt mittlerweile nahezu vollständig alles, was bisher im Außendienst mit Papier erledigt werden musste. Und das ganz einfach, ohne Zusatzgeräte und in wenigen Minuten einsatzbereit.

Für welche Branchen ist das System geeignet?

Neuhaus: Wir waren selbst überrascht, welche Branchen sich innerhalb kürzester Zeit bei uns angemeldet haben. Vom klassischen Tief-Bauunternehmen über das Installations-Handwerk, den Dachdecker- und Zimmermeister oder die Gala-Bauer. Im Handwerks- und Baugewerbe sind wir nahezu in jeder Branche vertreten.

Welche Endgeräte und welches stationäre Equipment im Büro sind notwendig, um Ihr System zu nutzen?

Neuhaus: Es ist so gut wie kein zusätzliches Equipment notwendig um die App einzusetzen. Das ist einer der großen Vorteile. In den meisten Betrieben hat jeder Mitarbeiter ein Smartphone. Hier wird einfach die App installiert und mit dem Büro verbunden. Auch dort wird lediglich ein PC mit Internetverbindung benötigt. Mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden, und schon stehen alle Mitarbeiter, Aufträge und Zeiten zur Bearbeitung zur Verfügung. Das System ist in wenigen Minuten in jedem Unternehmen einsatzbereit.

Mit welchen Kosten muss man rechnen?

Neuhaus: Clockin kostet zwischen 5 und 10 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Abhängig von der Unternehmensgröße und gebuchten Laufzeit. In dieser Pauschale ist alles enthalten, sogar der persönliche Kundenservice. Besonders wichtig ist uns, dass die Interessenten das System im Vorfeld ausgiebig in ihrem Unternehmen testen können, bevor sie sich entscheiden ob sie die App buchen möchten. Daher kann sich jeder auf unserer Internetseite registrieren und einen kostenlosen Probemonat inklusive persönlichem Einrichtungsservice erhalten.

Inwieweit wird die Digitalisierung den Büroalltag in den nächsten Jahren verändern? Wird die papierlose Zeit kommen?

Neuhaus: Da bin ich mir sicher. Es wird vermutlich sogar viel schneller gehen, als wir uns heute vorstellen. Die Möglichkeiten sind da. Die Kunden fragen nach einfachen Lösungen und sind es gewohnt, z.B. online zu shoppen. Warum also nicht beim Handwerker ebenso alles digital erledigen? Die entsprechenden Angebote auch für kleinere Betriebe sind mittlerweile vorhanden. Es ist nur eine Frage der Zeit. Wer rechtzeitig auf digitale Helfer setzt und seine Abläufe automatisiert, wird auch in Zukunft gut aufgestellt sein.

Zur Person

Frederik Neuhaus, 31, Studienabschluss MBA an der Steinbeis Hochschule Berlin und Global Business Management an der University of California Berkeley (San Francisco/Silicon Valley). Studien- und berufliche Schwerpunkte liegen im IT- und Personalbereich, u.a. bei einer großen deutschen Bank. Im Anschluss hat Neuhaus mit zwei Kollegen seine erste Firma mit Schwerpunkten Webentwicklung, IT-Prozesse und IT-Sicherheit gegründet. Daraus ist dann Clockin entstanden.