Im Rahmen der Digitalisierung hatte die WHP Tiefbaugesellschaft mbH & Co. KG, Mönchengladbach, zum Ziel, alle technischen und kaufmännischen Abläufe so transparent wie möglich darzustellen, schneller in der gesamten Abwicklung zu werden und auf die Zettelwirtschaft zu verzichten. Dazu führte das Unternehmen Anfang 2021 das mobile Baustellenmanagementsystem 123erfasst ein.
Die 1946 gegründete WHP bietet Leistungen im Tiefbau von Versorgungsleitungen in den Bereichen Gas, Wasser, Strom und Telekommunikation sowie den damit verbundenen Elektro- und Rohrleitungsbaumontagen an und beschäftigt heute 95 Mitarbeiter.
Kolonnenweise Einführung
123erfasst überzeugte sowohl von den Funktionalitäten als auch von der einfachen Bedienung. Im Januar 2021 entschied man sich daher für die kolonnenweise Einführung. Nachdem die erste Kolonne den Praxistest bestanden hatte, stattete WHP die übrigen Kolonnenführer mit Tablets und Smartphones aus, auf denen die 123erfasst-App installiert war. Schnell erkannten die Kollegen die Einfachheit der neuen Arbeitsweise und waren froh, dass sie keine Stundenzettel mehr handschriftlich schreiben mussten.
Ziel von WHP ist es, alle handschriftlichen Aufzeichnungen zu eliminieren sowie die Zeiten der Mitarbeiter für die Lohn- respektive Gehaltsabrechnung zu erfassen. Auch sollen die Daten gleich auf die entsprechenden Kostenstellen buchbar sein. Dies erleichtert eine exakte Nachkalkulation.
Anpassung der kaufmännischen und technischen Prozesse
WHP hinterlegte in der Software seine individuellen Kalender mit den unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten für die gewerblichen als auch kaufmännischen Mitarbeiter. Bei letzteren ist jeweils ein Modell für das Arbeiten im Büro und das Arbeiten im Homeoffice mit unterschiedlichen Stunden für Vollzeit- und Teilzeitkräfte hinterlegt. Auch bildete das Unternehmen das Urlaubs-Antragswesen digital in 123erfasst ab. So kann jeder Mitarbeiter seinen Antrag im System ausfüllen und erhält eine Nachricht, sobald dieser genehmigt ist. Ebenso sind seine noch verbleibenden Urlaubstage für ihn über die App ersichtlich.
Mittels der von WHP eingerichteten Schnittstelle werden die im kaufmännischen Programm angelegten Projekte und Baustellen automatisch mit den Kostenstellen an die App übergeben, so dass die Daten auf den Baustellen zur Verfügung stehen. Zur Arbeitserleichterung nutzt der Straßen- und Tiefbauer die im System vorhandenen Formulare, die er an die firmeninternen Anforderungen anpasste.
Unterschiedliche Kolonnen
Die gewerblichen Mitarbeiter sind auf unterschiedliche Kolonnen aufgeteilt. Acht Großprojektkolonnen bearbeiten länger laufende Baustellen und Projektmaßnahmen. Dort ist Arbeitsbeginn und Arbeitsende jeden Tag gleich. Morgens loggt der Vorarbeiter seine Kolonne in einem Umkreis von ca. 100 Metern auf der Baustelle ein und und abends wieder aus. Die Kleinkolonnen, die sich um Sanierungs-, Wartungs- und Reparaturarbeiten kümmern, loggen sich im Unternehmen ein bzw. aus und erhalten dort ihre Aufträge für den Tag. Auch hat die Geschäftsführung für diese Kolonnen einen mittleren Stundensatz für die Mitarbeiter inklusive der fest zugewiesenen Geräte und Baumaschinen ermittelt. Daraus können sie zu jedem Zeitpunkt ermitteln, wie viele Kosten bei der entsprechenden Maßnahme auflaufen und somit die Projekte steuern.
Ist-Zustand der Baustelle sofort per Foto im Büro verfügbar
Mittels Fotos dokumentiert WHP u.a. die Abläufe auf der Baustelle. Die Mitarbeiter nehmen den Ist-Zustand auf und dokumentieren alle Schritte im Bauablauf bis zur Fertigstellung des Projektes per Foto. Auch geben die Vorarbeiter oder Bauleiter weitere Bemerkungen und Notizen in die App ein. Die gespeicherten und der Baustelle zugeordneten Fotos und Notizen stehen den Projektbeteiligten je nach Berechtigungsstufe zur Verfügung - und das inklusive des jeweiligen Tageswetterberichtes und der GPS-Koordinaten.
Digitalisierung der Prozesse
Seit dem Einsatz von 123erfasst sind die Prozesse bei WHP wesentlich strukturierter und besser dokumentiert. So kann das Unternehmen heute zu jedem Zeitpunkt dem Auftraggeber dokumentieren, was wann und wie gemacht wurde. Auch ist das Unternehmen schlanker, transparenter und schneller sowohl in den technischen als auch kaufmännischen Abläufen geworden. Ein weiterer Vorteil ist die zeit- und ortsunabhängige Nutzung der Daten. Gerade während der Corona Pandemie hat dies zu einer enormen Arbeitserleichterung geführt.
Die Lohnabteilung muss keine handschriftlichen Zettel mehr bearbeiten und aufwendig manuell Daten eingeben. Der Kontrollaufwand hat sich deutlich reduziert und fehlerhafte Dateneingaben gehören mittlerweile der Vergangenheit an. So besteht durch die nachvollziehbare Dokumentation bedeutend weniger Klärungsbedarf als früher. (HS/RED.)
