Ob Zeiterfassung, Erstellung eines Bautagebuchs inklusive der Wetterdaten, der Gerätemeldung oder der Maschinenberichte: Die Informationen sind zahlreich und umfassend. Und die Zeitfenster der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung sind meist sehr eingeschränkt. Eine zeitnahe Überwachung können sie bei einer klassischen Arbeitsweise nur schwer gewährleisten. Mobile Lösungen, wie Tablet-PCs oder Smartphones, sollen hier Abhilfe schaffen. Die Connect2Mobile GmbH amp; Co. KG aus Stadtlohn im Münsterland offeriert eine Lösung, bestehend aus einer Datenbank-Software zur Baustellenplanung und Smartphone-Applikationen, für eine durchgängig integrierte Kommunikation am Bau.
In der Regel ermitteln Disponenten die Tagesplanung für jeden einzelnen Vorarbeiter telefonisch. Wer arbeitet an welchem Einsatzort? Welche Vorarbeiter bilden ein Team? Und welche Maschinen und Geräte kommen zum Einsatz? Telefonate wie diese können langwierig sein, da auch stets mit Änderungen auf den Baustellen vor Ort zu rechnen ist. Beispielsweise im Krankheitsfall oder wenn Maschinen und Geräte defekt sind. Disponenten und Vorarbeiter fassen dabei immer wieder nach, um stets auf dem aktuellen Informationsstand zu bleiben. Hierbei wird leider oft mehr Zeit mit Telefonieren verbracht, als produktive Arbeit auf der Baustelle geleistet werden kann. Dabei gilt: Je größer die Anzahl der Projekte, desto mehr Zeit
verbringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Telefonieren.
Viel einfacher – und vor allem deutlich schneller – geht es, wenn Disponenten die Tagesplanung paketiert an die Smartphones oder Tablet-PCs der Vorarbeiter übertragen. Jeder Vorarbeiter weiß sofort über seinen Einsatzort, die entsprechenden Maschinen und Geräte sowie Kolleginnen und Kollegen Bescheid, die ihn bei seiner Aufgabe unterstützen sollen. Und telefonisches Nachfassen bei Disponent, Vorarbeiter und Bauleitung entfällt.
Wie sieht es auf den Baustellen aus? Vorarbeiter kommunizieren ihre täglich absolvierten Leistungen, wie Stunden oder den Einsatz von Geräten und Maschinen, über einfache Belegzettel. Zu dieser „Zettelwirtschaft“ zählen außerdem Entnahmescheine, Versandscheine sowie ein Bautagesbericht. Ein baustellenüblicher Workflow, der am Ende oft verspätete
oder ungenaue Abrechnungen zur Folge haben kann. Zunächst werden Informationen immer wieder mehrfach von den Vorarbeitern erfasst. Nichts Ungewöhnliches bei einer händischen Arbeitsweise.
Das Problem: Im Büro merkt es oft niemand, bis die fehlerhafte Bauabrechnung erfolgt ist. Denn nicht alle Baustellen befinden sich in unmittelbarer Nähe zum Firmengebäude des Unternehmens. Daher kann es teilweise dauern, bis alle Zettel angekommen sind. Erst, wenn sämtliche Berichte vorliegen, können Lohnbuchhaltung und Abrechnung erfolgen. Zum 10. jedes Monats endet die Frist für Lohnabrechnung. Kein Wunder, dass es in Bauunternehmen zum Monatsbeginn oft hektisch wird, damit die Frist geschafft werden kann. Dabei kann die Suche nach Belegen andere Aufgaben auch ausbremsen. Fakt ist: Am Ende kann sehr viel Geld verloren gehen, wenn Fehler nicht rechtzeitig oder gar nicht gefunden werden.
Ersetzt hingegen das Smartphone den Zettel, sind Vorarbeiter in der Lage, alle für die Lohnabrechnung relevanten Informationen sowie Zeiterfassung, Maschinen- und Geräteberichte tagesaktuell zu erfassen und direkt an die Kollegen in der Buchhaltung zu übergeben. Da sie die Tagesplanung bereits am Morgen vor Arbeitsbeginn vom Disponenten erhalten haben, genügt es, lediglich wenige Informationen, beispielsweise ihre Stundenzahl, am Ende des Tages individuell anzupassen und ganz einfach auf „Senden“ zu klicken. Im Team Buchhaltung
kann direkt weitergearbeitet werden. Das bedeutet: Keine Hektik zum Monatsbeginn. Denn alle erforderlichen Daten und Berichte stehen Lohnbuchhaltung, Geräteabrechnung, Bauleitung
und dem Controlling immer direkt zur Verfügung. Zusätzlich sind die Daten vorkontiert und gebucht. Eine Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung erfolgt außerdem automatisch.
Auch die Spesenabrechnung muss fortan nicht mehr manuell erfolgen. Sie wird vom System vollautomatisch errechnet. Einzig eine Sichtprüfung führt die Mannschaft der jeweiligen Abteilung noch durch. Danach kann sofort eine Kosten- und Lohnabrechnung erfolgen.
Ein Smartphone bietet sogar noch weitere Vorteile zum Zettel: Baufortschritte können beispielsweise fotografisch dokumentiert werden. Schließlich ist es in der Baubranche nicht ungewöhnlich, dass Wochen oder Monate später Informationen aus zuvor realisierten Projekten, etwa vorausgegangenen Bauabschnitten, für die weitere Planung erforderlich sind. Einmal in der Datenbank abgelegt, helfen solche einfachen Baustellenfotos bei der Beweissicherung und können somit als wertvoller Sicherheitsaspekt dienen.
Um Bau-Mobil im Unternehmen einführen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
• Software-Betriebssysteme: Microsoft Windows 7, Microsoft Windows 8.
• Smartphones oder Tablet-PCs für Vorarbeiter mit Google-Android-Betriebssystem.
• Einführungsschulung für Disponenten, Lohn- und Gerätebuchhaltung, Bauleitung, Controlling und Vorarbeiter.
• Import- und Exportschnittstellen zu ERP-Systemen folgender Hersteller sind verfügbar: BRZ, Microsoft, Nemetschek, RIB, SAP.
Ein Fachbeitrag von Verena Mikeleit, M. A., Süßen
Telefon: 07162/30 55 597
E-Mail: mikeleit@tech-pr.de
